구글 드라이브 사용이 대세인 이유?
구글 드라이브 기본 사용법을 알아야 하는 이유는 명백합니다. 예전에는 자료를 이동하거나 보관할 경우 외장 하드나 USB를 사용해야 했습니다. 하지만 USB를 사용할 경우 분실 위험이 있으며 외장 하드는 휴대하기가 어렵고 불편합니다. 시간과 장소에 구애받지 않고 자료를 저장하고 수정하는 방법으로 클라우드 서비스를 사용하는 것은 반드시 필요합니다. 클라우드 서비스 중 가장 기본 툴인 구글 드라이브 기본 사용법을 배우고 활용하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.
- 목차 -
1. 구글 드라이브 시작하기
구글 드라이브를 시작하는 가장 쉬운 방법은 구글 웹 브라우저인 크롬을 이용하는 방법입니다. 크롬에서 오른쪽 바둑판 모양 (Goggle 앱)을 선택하면 사용할 수 있는 구글 애플리케이션 리스트들이 나오고 여기서 [드라이브]를 선택합니다. 구글에 로그인이 안되어 있다면 먼저 구글 ID로 로그인을 한 후 구글 드라이브를 사용할 수 있습니다.
구글 드라이브는 2012년 구글에서 시작된 클라우드(구글 서버) 서비스로 파일을 저장하고 서로 다른 장치 간에 파일을 동기화하고 공유할 수 있는 서비스입니다. 구글 드라이브는 웹 인터페이스뿐만 아니라 MS Windows, macOS, 안드로이드와 iOS 스마트폰과 태블릿에서도 사용이 가능하며, MS 오피스 제품군과 구글 문서 등도 사용이 가능합니다.
2. 구글 드라이브 기본 사용 방법
구글 드라이브 애플리케이션을 시작하면 아래와 같이 좌측에 사용할 수 있는 메뉴가 나오고 오른쪽에는 최근 사용하거나 공유된 파일들이 표시됩니다. 표시되는 파일들은 이름순이나 최근 수정한 파일 순으로 정렬을 할 수 있으며, 내림차순이나 올림차순으로 정렬이 가능합니다. 최근 수정한 파일 순으로 표시되도록 설정하는 것이 사용상 편리합니다.
좌측 메뉴 기능은 아래와 같습니다.
- 새로 만들기 : 새로운 문서나 파일/폴더를 업로드.
- 내 드라이브 : 내 계정에 있는 문서 표시.
- 컴퓨터 : 구글 드라이브와 연동된 컴퓨터 파일 표시.
- 공용문서함 : 내 구글 드라이브에 공유된 파일 표시.
- 최근 문서함 : 최근에 공유한 문서 표시.
- 중요 문서함 : 내 파일 중 중요 문서로 구분한 파일 표시.
[새로 만들기]에 사용 가능한 문서는 구글 문서, Google 스프레드시트, Google 프레젠테이션, Google 설문지 등이 있으며, Google 드로잉이나 Google 사이트 도구 등도 사용 가능합니다. 구글 드라이브 용량은 기본적으로 15GB까지는 무료로 제공하고 있습니다. 15GB보다 더 많은 용량을 사용하기 위해서는 추가로 비용을 들여 구매를 해서 사용할 수 있습니다.
3. 구글 드라이브 문서 공유하기
구글 드라이브 사용법 중 가장 큰 기능은 문서 공유하기입니다. 내 계정에 있는 문서를 다른 사람과 공유하고 저장함으로써 협업이 가능하도록 하는 기능입니다. 공유하고자 하는 파일 위에 마우스를 두고 오른쪽 버튼을 선택하면 세부 항목들이 표시되고 여기에서 [공유] 메뉴를 선택합니다. 공유 조건이 표시되며 [사용자 및 그룹 추가]에 공유를 하고자 하는 사람 이메일을 입력하면 해당 파일이 공유됩니다.
파일 공유를 하는 사람들이 해당 파일을 액세스 할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다.
- 뷰어 : 파일을 볼 수만 있는 사람.
- 댓글 작성자 : 파일에 대한 댓글만 작성 가능한 사람.
- 편집자 : 공유 파일 내용을 수정이 가능한 사람.
해당 자료에 대해 링크를 전달하여 공유하는 방법이 있는데. 액세스 아래에 있는 [링크 복사]를 선택하여 복사를 한 후 카카오톡이나 이메일 혹은 문자메시지를 통해 해당 링크를 공유할 수 있습니다. 링크를 통한 공유 방법 역시 사용자마다 권한을 부여할 수 있으며 공유 전에 권한 설정이 가능합니다.
구글 드라이브 활용 방안
구글 드라이브 기본 사용법을 습득한 후 활용은 여러 부분에서 가능합니다. 특히 다른 사람과 협업을 해야 하는 업무나 과제를 수행하는데 매우 유용합니다. 별도로 저장 장치를 이용할 필요가 없는 것이 가장 큰 특징이며, 15GB 저장 용량을 초과할 경우 추가 저장 용량 구매가 가능하며, 100GB는 월 2400원, 200GB는 월 3700원으로 비용이 듭니다. 공유 방식에서도 권한 부여가 가능하여 선택이 가능하므로 필요에 따라 사용자를 구분할 수 있습니다. 구글 드라이브를 이용하여 시간과 장소에 구애받지 않는 빠른 일처리를 하도록 합시다.
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