구글 스프레드시트 처음 시작하는 방법.
구글 스프레드시트 사용법을 아는 것은 언제 어디서나 내가 필요한 자료를 작성할 수 있고 자료를 공유할 수 있는 기회를 제공해 준다. 엑셀을 활용해서는 문서 작성이나 보고자료를 만드는데 많이 사용하지만 내 컴퓨터가 없으면 해당 파일을 이용할 수 없다. 반면 구글 스프레드시트를 이용하면 시간과 장소에 구애받지 않고 필요한 자료를 편집할 수 있으며, 나와 함께 작업을 하는 모든 사람들에게 쉽게 자료를 공유할 수 있다.
- 목차 -
구글 스프레드시트 시작하기.
구글 스프레드시트는 크롬 홈페이지에서 시작을 할 수 있다. 크롬 홈페이지 오른쪽에 바둑판 모양의 버튼을 선택하면 사용할 수 있는 구글 기능들이 있는데, 여기서 [구글 스프레드시트]를 선택한다. 선택하는 화면의 기능들은 본인의 사용 빈도수에 따라 위, 아래로 조정이 가능하다. 따라서 자주 사용하는 기능은 맨 위로 변경해서 사용하는 것이 좋은 방법이다.
구글 스프레드시트를 선택하면 아래와 같은 화면으로 시작한다. 일반 엑셀과 같은 양식으로 사용하기 위해서는 첫 번째 양식인 [+] 버튼을 선택하면 되고, 다른 템플릿을 이용하기 위해서는 해당 템플릿을 선택하면 구글이 제공하는 양식을 이용할 수 있다. 오른쪽에 있는 [템플릿 갤러리] 화살표를 클릭하면 제공되는 모든 양식이 리스트로 나타나며 본인이 원하는 것을 선택할 수 있다.
기본적으로 구글 스프레드시트가 제공하는 양식은 연간 가계부, 일정표, 월간 가계부, 주간 근무 계획표, Invoice (송장), 구매 주문서, 경비 보고서, 프로젝트 타임라인, 출석부, 성적표 등 업무나 학교 생활에 필요한 것들을 제공하고 있다. 필요한 양식을 선택해서 자신에게 맞도록 수정해서 사용하도록 하자.
구글 스프레드시트 기능 설명하기.
구글 스프레드시트에서 새로운 문서를 작성하기 위해서는 좌측에 있는 [새 문서]를 선택하면 오른쪽에 추가로 선택할 수 있는 기능이 화면에 나오는데 기존의 엑셀과 동일한 기능을 선택할 수 있고, 구글이 제공해주는 템플릿 양식을 선택할 수 있다. 엑셀과 동일한 기능을 선택하면 마이크로소프트 엑셀과 동일한 작업을 할 수 있다. 작업을 하기 전에 문서 저장이 필수 적이므로 좌측 상단에 있는 [제목 없는 스프레드시트]에 커서를 두고 새로운 이름으로 저장을 하면 된다.
[파일] - [사본 만들기]를 선택하면 작업하고 있는 파일을 나의 구글 드라이브, 내 컴퓨터에 저장할 수 있다. 모든 구글 문서는 구글 ID를 이용하여 로그인을 해야 하므로 내 아이디로 설정된 드라이브에 쉽게 저장할 수 있다. 이렇게 하나의 아이디를 이용하여 서로 다른 작업을 하고 공유할 수 있는 것이 구글 문서 작업을 특징이다.
구글 스프레드시트 공유하기.
구글 스프레드시트의 가장 큰 특징은 내가 혹은 함께 일하는 팀원들과 작업 내용을 쉽게 공유할 수 있다는 것이다. 일반적으로 업무상 작성된 엑셀 문서는 이메일이나 다른 경로를 통해 상대방에게 보내줘야 하고 이에 대한 수정이 필요할 경우는 상대방이 다시 수정을 하고 나서 이메일 등으로 나에게 전송이 되어야 한다.
하지만 구글 스프레드시트는 하나의 파일을 저장하고 공유되는 사람들에게 권한을 부여하여 수정이 가능하도록 할 수 있다는 것이다. 다른 사람과 자료를 공유하기 위해서는 [파일] - [공유]를 선택하거나 화면 오른쪽 위에 파란색 버튼으로 되어 있는 [공유]를 선택하면 된다. 아래와 같은 공유 화면에서 [링크가 있는 모든 사용자]를 선택하면 오른쪽에 [뷰어]를 선택할 수 있으며, 화살표를 선택하면 공유하고자 하는 사람들의 권한을 설정할 수 있다.
뷰어는 공유되는 구글 스프레드시트 문서를 볼 수만 있으며, 댓글 작성자는 수정은 불가능하고 댓글만 작성이 가능하다. 편집자는 공유 문서를 편집할 수 있는 권한이 있는 사람이다. 본인이 공유해야 하는 대상을 정하고 등급을 구분하여 편집이 가능하도록 권한을 부여할 사람이 누구인지를 선택해서 신중하게 공유해야 한다.
구글 스프레드시트 시작 방법을 마치며.
구글 스프레드시트는 구글의 장점인 자료 공유를 통한 클라우드 서비스의 가장 큰 예제이다. 클라우드 서비스를 통해 언제 어디서나 자료를 수정하고 공유하는 장점이 있어 자료의 분실과 최종 버전이 무엇인지 잊어버리는 것을 예방해준다. 또한 팀 단위의 프로젝트나 일정 관리를 할 때 팀원들의 의견이 실시간으로 반영될 수 있는 장점이 있다. 엑셀 기능을 충분히 활용하면서 자료 공유가 가능한 구글 스프레드시트 활용으로 업무 시간을 단축하고 협업이 가능하도록 하자.
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